KI-Agentur, eigener Mitarbeiter oder IT-Haus
Für die meisten mittelständischen Betriebe ist eine externe Umsetzung der schnellere und günstigere Weg — aber nicht immer, und die Ausnahme ist gut beschreibbar: Sobald die anfallende Automatisierungsarbeit dauerhaft eine Stelle füllt, ist die eigene Stelle günstiger und macht unabhängig. Wer darunter liegt, kauft mit einer Festanstellung Leerlauf ein. Die Frage, welcher Weg passt, entscheidet sich also nicht an der Betriebsgröße, sondern an der Menge wiederkehrender Arbeit — und die lässt sich vorher ausrechnen.
Von Lasse Lorenzen ·
In eigener Sache
Dieser Text ist von einem Dienstleister geschrieben, und das ist einer der drei verglichenen Wege. Sie sollten das beim Lesen wissen. Der Grund, warum er trotzdem lesenswert ist: Er nennt die Bedingungen, unter denen die eigene Stelle die richtige Antwort ist — und das findet man in diesem Themenfeld sonst nirgends, weil dort ausschließlich Agenturen schreiben.
Die drei Wege im Vergleich
Verglichen werden hier Organisationsformen, keine Anbieter. Die Unterschiede unten gelten unabhängig davon, wie gut der jeweils Beteiligte seine Arbeit macht — sie folgen aus der Konstruktion.
| Kriterium | Externer Dienstleister | Eigene Stelle | Bestehendes IT-Haus |
|---|---|---|---|
| Zeit bis zum ersten Ergebnis | Wochen | Monate — Suche, Kündigungsfrist, Einarbeitung | Wochen, wenn die Kapazität frei ist |
| Kostenstruktur | Projektkosten, vorher bezifferbar | Fixkosten, dauerhaft, unabhängig von der Auslastung | Stundensatz oder Wartungsvertrag |
| Wissen bleibt im Haus | nur wenn vertraglich geregelt | ja, solange die Person bleibt | selten — das Wissen sitzt beim Dienstleister |
| Auslastung | nach Bedarf | muss gefüllt werden | nach Bedarf |
| Kennt Ihre Abläufe | nein, muss sie erst aufnehmen | ja, von innen | kennt die Systeme, nicht zwingend die Abläufe |
| Bricht weg, wenn | der Vertrag endet | die Person kündigt | der Rahmenvertrag endet |
Die letzte Zeile ist die wichtigste und wird am seltensten gestellt. Jeder der drei Wege hat einen Punkt, an dem er abreißt — und für alle drei gilt dieselbe Absicherung: Dokumentation und eigene Zugänge. Dazu unten mehr.
Ab wann sich eine eigene Stelle rechnet
Im Netz kursiert dazu eine Zahl nach dem Muster „ab 100 Mitarbeitern". Sie steht in mehreren Beiträgen, in keinem davon steht, worauf sie beruht. Sie taugt auch nicht: Ein Handwerksbetrieb mit 30 Leuten und hohem Anfragevolumen hat mehr wiederkehrende Vorgänge als eine Kanzlei mit 120.
Die belastbare Größe ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern die Menge an Arbeit, die dauerhaft anfällt. Eine Stelle trägt sich, wenn sie gefüllt ist — und das lässt sich vorher abschätzen, ohne jemanden einzustellen.
- Listen Sie die Abläufe auf, die Sie in den nächsten zwölf Monaten automatisieren wollen. Nicht die Ideen, sondern die Vorhaben, hinter denen ein konkreter Vorgang steht.
- Schätzen Sie je Ablauf den Aufbauaufwand in Tagen. Wenn Sie das nicht können, ist das die erste Antwort: Dann brauchen Sie zuerst jemanden, der es kann, und noch keine Stelle.
- Addieren Sie die Pflege. Als vorsichtige Annahme: ein bis zwei Tage im Jahr je laufendem Ablauf, weil sich die beteiligten Systeme ändern.
- Vergleichen Sie die Summe mit den produktiven Tagen einer Stelle im Jahr — je nach Betrieb ungefähr 200. Liegt Ihre Summe deutlich darunter, ist es keine Stelle, sondern ein Projekt.
Zwei Dinge kommen erschwerend hinzu, und beide werden in dieser Rechnung meist übersehen. Erstens ist das erste Jahr einer neuen Stelle kaum Automatisierungsarbeit, sondern Einarbeitung in Systeme, Abläufe und Zuständigkeiten. Zweitens ist eine einzelne Person im Haus ein Klumpenrisiko: Sie hat niemanden, mit dem sie sich fachlich abstimmen kann, und wenn sie geht, geht das gesamte Wissen mit — schneller und lückenloser als bei einem Dienstleister, der wenigstens Unterlagen hinterlässt.
Wie man den Aufwand je Ablauf und die Ersparnis dahinter tatsächlich ausrechnet, steht ausführlich im Beitrag zum ROI einer Automatisierung. Ohne diese Zahlen ist die Entscheidung zwischen den drei Wegen Geschmackssache.
Woran man einen Anbieter erkennt, der Werkzeuge verkauft
Der häufigste teure Fehler ist nicht die Wahl des falschen Wegs, sondern die Wahl des falschen Anbieters auf dem richtigen Weg. Fünf Anzeichen, die sich im ersten Gespräch prüfen lassen:
- Der Anbieter nennt ein Produkt, bevor er Ihren Ablauf kennt. Wer im ersten Gespräch schon weiß, welches Werkzeug es wird, hat es vorher entschieden.
- Er kann nicht sagen, was die vorgeschlagene Software im Jahr kostet — auch nicht ungefähr, auch nicht nach Rückfrage.
- Es gibt keine schriftliche Analyse vor der Umsetzung. Ohne die gibt es später auch keine Grundlage zu prüfen, ob etwas eingetreten ist.
- Es gibt keinen Ausstiegspunkt. Wenn nach der Analyse kein Halt vorgesehen ist, an dem Sie ohne Folgekosten aufhören können, ist die Analyse ein Vertriebstermin.
- Es wird über „KI" gesprochen und nicht über Ihren Vorgang. Der Begriff sagt nichts darüber, ob Ihre Angebote schneller rausgehen.
Dieselben fünf Fragen funktionieren beim IT-Haus. Dort kommt eine sechste dazu: Ob die Prozessberatung überhaupt zum Angebot gehört oder ob dort Systeme betreut werden, was etwas anderes ist. Beides ist ehrenwert, aber es ist nicht dasselbe.
Wem gehört der Ablauf danach?
Das ist die Frage, an der sich die drei Wege tatsächlich unterscheiden, und sie wird fast nie vor Vertragsschluss gestellt. Ein automatisierter Ablauf ist kein Gegenstand, den man übergibt — er läuft in Konten, mit Zugangsdaten, nach einer Logik, die jemand kennen muss.
- In wessen Konto läuft der Ablauf? Läuft er beim Dienstleister, endet er mit dem Vertrag. Läuft er in Ihrem Konto, gehört er Ihnen, auch wenn ein anderer ihn gebaut hat.
- Wer hat die Zugangsdaten zu den beteiligten Systemen? Wenn Sie sie nicht haben, können Sie den Anbieter nicht wechseln, ohne alles neu aufzubauen.
- Gibt es eine Dokumentation, die jemand anderes lesen kann? Nicht ein Diagramm, sondern die Logik in Sätzen: Was passiert wann, und was passiert im Fehlerfall.
- Was passiert bei einer Kündigung? Wenn die Antwort „dann steht der Ablauf" lautet, ist der Preis nicht der Projektpreis, sondern eine dauerhafte Bindung.
Diese vier Fragen kosten fünf Minuten und entscheiden mehr über die Gesamtkosten als der Stundensatz. Wer sie stellt und eine klare Antwort bekommt, kann anschließend jeden der drei Wege gehen, ohne sich festzulegen — das ist der eigentliche Gewinn.
Die Mischform, und wann sie nur teurer ist
Der naheliegende Kompromiss lautet: extern bauen lassen, intern betreiben. Er funktioniert, aber nur unter zwei Bedingungen, und wenn eine davon fehlt, ist er die teuerste aller Varianten — Sie zahlen dann für die externe Umsetzung und zusätzlich für eine Stelle, die den Ablauf nicht wirklich übernehmen kann.
- Die Person, die später betreibt, ist beim Bauen dabei. Nicht in einer Übergabesitzung am Ende, sondern während der Entstehung. Wissen wandert über Mitarbeit, nicht über Präsentationen.
- Die Dokumentation entsteht während des Baus, nicht danach. Was nachträglich geschrieben wird, beschreibt, was jemand erinnert — nicht, was gebaut wurde.
Ist beides gegeben, ist die Mischform für die meisten Betriebe die vernünftigste Antwort: Sie bekommen die Geschwindigkeit der externen Umsetzung und behalten die Unabhängigkeit. Ist es nicht gegeben, entscheiden Sie sich besser klar für einen der beiden Wege.
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- Automatisierung: den ROI selbst ausrechnen
So rechnen Sie den ROI einer Automatisierung selbst aus: die Formel, die vier Eingangsgrößen und die Stellen, an denen die Schätzung typischerweise kippt.
Und wenn die Zahlen nicht reichen?
Der Rechenweg oben funktioniert für einen Ablauf, den Sie bereits im Verdacht haben. Wenn unklar ist, welcher Ablauf überhaupt der teuerste ist, ist das genau die Frage, die beratung und ki-readiness bei ailvl beantwortet — mit denselben vier Größen, nur für alle Abläufe statt für einen.