Automatisierung: den ROI selbst ausrechnen

Zwei Rechnungen reichen. Die erste sagt, ob sich das Vorhaben überhaupt trägt, die zweite, wie lange es dauert, bis es sich bezahlt gemacht hat.

• Jährlicher Nutzen = (eingesparte Minuten je Vorgang ÷ 60) × Vorgänge pro Jahr × Vollkostensatz je Stunde
• Jährlicher Nettonutzen = jährlicher Nutzen − jährliche Betriebskosten
• Amortisation in Monaten = einmaliger Aufbauaufwand ÷ (jährlicher Nettonutzen ÷ 12)

Mehr Mathematik braucht es auf dieser Ebene nicht. Wer mit Abzinsung und internem Zinsfuß anfängt, rechnet eine Genauigkeit vor, die die Eingangswerte nicht hergeben — und genau dort, bei den Eingangswerten, entscheidet sich das Ergebnis.

Alle vier lassen sich in einer Woche erheben, ohne Projekt und ohne externe Hilfe. Der Aufwand liegt bei etwa zwei Stunden verteilter Arbeit — deutlich weniger, als die meisten Betriebe in die Diskussion darüber stecken, ob sich Automatisierung lohnt.

1. 1Menge. Wie oft kommt der Vorgang vor? Nicht schätzen: Zählen Sie eine Woche lang mit oder ziehen Sie die Zahl aus dem System, in dem der Vorgang endet — Anzahl der Angebote, der eingegangenen Formulare, der erfassten Rechnungen. Hochrechnen auf das Jahr, saisonale Spitzen mitdenken.
2. 2Zeit je Vorgang. Stoppen Sie fünf bis zehn echte Durchläufe, nicht einen. Gemessen wird von dem Moment, in dem der Vorgang auf dem Tisch landet, bis er abgeschlossen ist — einschließlich Suchen, Rückfragen und dem zweiten Anlauf, wenn etwas fehlte. Die Zeit, die jemand auf Zuruf nennt, liegt fast immer unter der gemessenen.
3. 3Vollkostensatz. Was eine Arbeitsstunde den Betrieb kostet, nicht was auf dem Gehaltszettel steht. Rechenweg im nächsten Abschnitt.
4. 4Restanteil. Welcher Teil der Vorgänge bleibt auch nach der Automatisierung Handarbeit? Sonderfälle, Ausnahmen, alles, was nicht dem Muster folgt. Dieser Anteil ist der häufigste Grund, warum eine Rechnung im Nachhinein nicht aufgeht.

Wenn Sie nur eine der vier Zahlen messen können, nehmen Sie die Zeit je Vorgang. Sie ist die Größe, bei der Schätzung und Messung am weitesten auseinanderliegen — und sie geht als Faktor in die Rechnung ein, nicht als Summand.

Hier passiert der teuerste Rechenfehler, und zwar in beide Richtungen. Wer mit dem Bruttostundenlohn rechnet, unterschätzt den Nutzen deutlich. Wer die Jahresarbeitszeit mit 52 Wochen zu 40 Stunden ansetzt, überschätzt die verfügbaren Stunden und rechnet den Stundensatz damit klein.

Der Vollkostensatz ergibt sich aus den Jahreskosten eines Arbeitsplatzes geteilt durch die tatsächlich produktiven Stunden. In die Jahreskosten gehören das Bruttogehalt, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Umlagen und Versicherungen sowie die Sachkosten des Arbeitsplatzes: Raum, Rechner, Software, Telefon. Von den 2.080 Stunden, die ein Jahr mit 40 Wochenstunden theoretisch hat, gehen Urlaub, Feiertage, Krankheit und Fortbildung ab. Was übrig bleibt, liegt je nach Betrieb ungefähr zwischen 1.500 und 1.700 Stunden.

Die genauen Werte stehen in Ihrer eigenen Lohnbuchhaltung. Ein zugekaufter Branchendurchschnitt ist an dieser Stelle wertlos: Der Unterschied zwischen zwei Betrieben derselben Größe ist regelmäßig größer als der Unterschied zwischen zwei Branchen.

Die Nutzenseite wird meist sorgfältig gerechnet, die Kostenseite selten. Diese fünf Posten fehlen in fast jeder Aufstellung, die uns unter die Augen kommt — und sie fallen nicht einmalig an, sondern jedes Jahr.

• Lizenzen. Was kostet das eingesetzte Werkzeug im Jahr, und was passiert bei doppeltem Volumen? Bei nutzungsabhängiger Abrechnung wächst dieser Posten mit dem Erfolg.
• Pflege. Ändert sich eines der beteiligten Systeme, muss der Ablauf nachgezogen werden. Ein bis zwei Tage im Jahr sind eine vorsichtige Annahme, kein Pessimismus.
• Ausfall. Was passiert, wenn der Ablauf drei Tage steht? Wenn die Antwort lautet, dass dann jemand alles von Hand macht, ist das ein Kostenposten und kein Notfallplan.
• Einarbeitung. Die Menschen, die den Ablauf bedienen, brauchen Zeit dafür — einmalig beim Start und erneut bei jeder größeren Änderung.
• Kontrolle. Ein automatischer Ablauf, den niemand prüft, fällt erst auf, wenn ein Kunde sich meldet. Wer das mitrechnet, setzt eine feste Zeit dafür an.

Die Formel kann ein negatives Ergebnis liefern, und das ist kein Grund zur Enttäuschung, sondern das eigentliche Ziel der Übung. Diese drei Muster erkennt man vorher, wenn man danach sucht.

1. 1Zu geringe Menge. Ein Vorgang, der zwanzig Minuten dauert, aber nur zwölfmal im Jahr vorkommt, bindet vier Stunden. Kein Aufbauaufwand, der diesen Namen verdient, holt das wieder herein. Menge schlägt Dauer.
2. 2Zu junger oder zu beweglicher Ablauf. Wenn sich der Vorgang alle paar Monate ändert, zahlen Sie die Pflege häufiger als die Ersparnis anfällt. Solche Abläufe stabilisiert man erst und automatisiert sie danach — oder lässt sie bewusst von Hand.
3. 3Zersplitterte Zeit. Fünf Minuten an zwanzig Stellen im Tag ergeben rechnerisch hundert Minuten, praktisch aber keine nutzbare Stunde. Sie tauchen als Ersparnis in der Tabelle auf und nirgends im Kalender. Diese Rechnung geht nur auf, wenn die eingesparte Zeit an einer Stelle zusammenfällt oder wenn nicht die Zeit der Engpass ist, sondern die Fehlerquote oder die Reaktionsgeschwindigkeit.

Der dritte Fall ist der unangenehmste, weil die Zahlen bis zum Schluss gut aussehen. Prüfen Sie ihn zuerst: Fragen Sie die Person, die den Vorgang heute erledigt, was sie mit der frei werdenden Zeit anfangen würde. Kommt keine konkrete Antwort, ist die Ersparnis rechnerisch da und praktisch nicht.

Alle Zahlen unten sind frei gewählt und beschreiben keinen realen Betrieb. Sie zeigen den Rechenweg, nicht ein zu erwartendes Ergebnis. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein — die Größenordnung Ihres Ergebnisses hat mit diesem hier nichts zu tun.

Angenommen, in einem Betrieb werden eingegangene Formularanfragen von Hand ins CRM übertragen. Der Vorgang kommt 40-mal im Monat vor und dauert gemessen 9 Minuten, wovon nach der Automatisierung 2 Minuten Sichtprüfung bleiben.

Neunzehn Monate sind kein schlechtes Ergebnis, aber auch keines, bei dem man sofort loslegt. Bei doppelter Menge halbiert sich die Zeit auf rund zehn Monate — das zeigt, welche Größe man zuerst nachprüfen sollte.

Rechnen Sie im Anschluss denselben Fall mit der pessimistischen Annahme durch: Vollkostensatz zehn Prozent niedriger, Betriebskosten fünfzig Prozent höher, Restanteil doppelt so groß. Bleibt die Amortisation dann noch innerhalb von zwei Jahren, ist die Entscheidung robust. Kippt sie ins Negative, hängt das Vorhaben an einer einzigen Annahme, und die sollte man kennen, bevor man beginnt.